Le terme de « prime de panier » est souvent utilisé en entreprise pour désigner un remboursement de frais de repas. Mais parfois, il constitue en réalité un complément de salaire. La distinction est cruciale car seule la « vraie » prime de panier est exonérée.
Vrai remboursement ?
Remboursement de repas. La prime de panier désigne une allocation forfaitaire qui indemnise les salariés des frais de nourriture engagés dans certaines circonstances (déjeuner sur un chantier, etc.). À titre d’exemple, une indemnité de repas qui compense le surcoût du repas consécutif à un déplacement constitue bien un remboursement de frais (cass. soc. 17 décembre 2014, n° 13-14855 FSPB).
Même montant pour tous. La prime de panier correspondant à un remboursement de frais professionnels, chaque salarié placé dans une situation identique au regard de l’avantage doit percevoir le même montant (cass. soc. 19 mai 2010, n° 08-45402 D).
Parfois un complément de salaire. Dans certaines circonstances, la prime de panier constitue en réalité un complément de salaire, et est alors soumise à cotisations et imposable. Ainsi, lorsqu’il résulte de la convention collective qu’une prime de panier versée aux ouvriers travaillant entre 22 h et 6 h compense une sujétion particulière de l’emploi et présente un caractère forfaitaire, elle ne correspond pas à un remboursement de frais mais constitue un complément de salaire (cass. soc. 18 décembre 2012, n° 11-13813, BC V n° 340).
Deux types de situations
Restauration sur le lieu de travail. Lorsque la restauration sur le lieu effectif de travail est obligatoire en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (ex : travail posté, travail de nuit), l’employeur peut verser des allocations forfaitaires pour compenser ces frais de restauration (arrêté du 20 décembre 2002, art. 3, 2° ; circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003).
A NOTER
Cette situation se présente lorsque le temps de pause, réservé au repas, se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise.
Restauration hors entreprise. Cette autre hypothèse vise les salariés en déplacement hors des locaux de l’entreprise (ex : chantiers) (arrêté du 20 décembre 2002, art. 3, 3°) :
– dont les conditions de travail les empêchent de rejoindre leur domicile ou lieu habituel de travail pour le repas ;
– et pour lesquels il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession les obligent à prendre ce repas au restaurant.
-L’administration cite, à titre d’exemple, les salariés occupés sur des chantiers, dans des entrepôts, des ateliers extérieurs ou un autre site de l’entreprise. Les indemnités de casse-croûte versées au titre d’une convention collective nationale sont assimilées à des indemnités de restauration hors des locaux de l’entreprise (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005).
Quelle exonération ?
Trois conditions. Les allocations « prime de panier » sont exonérées de cotisations si deux conditions sont réunies :
– le salarié est placé dans des circonstances de fait entraînant des dépenses supplémentaires de nourriture ;
– les allocations sont utilisées conformément à leur objet.
Lorsque l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, l’allocation est réintégrée dans l’assiette des cotisations de sécureité sociale préalablement à l’application de l’abattement.
Limites. Les allocations sont réputées utilisées conformément à leur objet si elles n’excèdent pas, par repas (valeurs 2016) :
– 6,30 € pour la restauration sur le lieu de travail ;
– 8,90 € pour la restauration hors des locaux ou sur un chantier.
La fraction excédentaire est assujettie à cotisations, sauf si l’employeur peut prouver, justificatifs à l’appui, qu’elle a été utilisée conformément à son objet
Non-cumul. Les différentes limites d’exonération (panier de restauration sur le lieu de travail, panier « extérieur ») ne se cumulent pas.
Si, au cours d’une même période, le salarié se trouve dans une situation de cumul des différentes limites, seule l’indemnité la plus élevée ouvre droit à déduction (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003).
Extraits RF PAYE N°256-FEVRIER /2016